Die Windows Indizierung ist ein scheues Reh

Windows Indizierung

Alles begann im März 2011 mit der Dreifachkatastrophe in Japan. In der Folge erlebte ich meine persönliche Katastrophe, indem die Indizierung von Dateien und Outlook Elementen auf meinem neuen Vaio Notebook komplett den Dienst versagte, und sich auch nicht mehr wiederherstellen ließ.

 

Achtung: diese Anleitung beschreibt, wie man den Indizierungsdienst Windows Search (wsearch.exe) reparieren kann, wenn er nicht mehr ordnungsgemäß arbeitet. Die Anleitung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Korrektheit. Auch kann ich keine Garantie dafür übernehmen, dass das funktioniert. Eine Haftung für Schäden, die aus unsachgemäßer Manipulation der Registry und des Dateisystems resultieren können, lehne ich ab. Selbstredend, dass vorher ein Backup erstellt wird, und sicher gestellt wurde, dass dieses fehlerfrei wiederherstellbar ist.

Zusammenfassung der durchzuführenden Schritte

Wenn festgestellt wird, dass der Indizierungsdienst nicht korrekt funktioniert (z. B. wenn man eine sichtbare Nachricht im Posteingang durch Suche des Absenders oder eines Wortes aus dem Betreff, über Tage hinweg nicht finden kann und Outlook meldet, dass die Suchergebnisse nicht vollständig sein könnten, weil die Indizierung ausgeführt wird) dann folgende Schritte durchführen:

1. Backup der Systempartition und der Wiederherstellungsinformationen anfertigen
2. Im Registry Editor folgenden Schlüssel öffnen: HKLM\Software\Microsoft\Windows Search
3. Per Rechtsklick den Schlüssel samt Unterschlüssel exportieren und in eine Datei sichern
4. Den Wert SetupCompletedSuccessfully von 1 auf 0 ändern
5. Mittels Konsole als Administrator die folgenden drei Befehle ausführen:
6. Indizierungsdienst stoppen: net stop wsearch
7. Datenverzeichnis der Indizierung löschen: rd c:\programdata\microsoft\search\data\applications\windows /s /q
8. Indizierungsdienst wieder starten: net start wsearch
9. Nach dem Neustart einige Zeit warten und überprüfen, ob der Wert SetupCompletedSuccessfully wieder auf 1 umgestellt wurde

Anschließend sollte der Index abhängig vom Umfang der Dateien und des Outlook Postfaches binnen weniger Stunden hergestellt sein.

Anmerkung: Beim erneuten Start des Dienstes bekam ich zuerst eine Fehlermeldung. Der zweite Versuch klappte dann aber.

Systemumgebung

Folgende Kriterien treffen bei mir zu und können eine Messlatte definieren, um festzustellen, was normal und evtl. nicht normal ist.

• Ich verwende ein Vaio VPCSB1B9E mit folgender Ausstattung
  6 GByte RAM
  CPU Intel(R) Core(TM) i7-2620M CPU @ 2.70GHz
  Windows 7 bzw. Windows 8
  512 GByte Festplatte
• insgesamt ca. 625.000 Dateien und ca. 250 GByte
• Outlook Postfach mit ca. 2,6 GByte
• Gesamtdauer für die Indizierung: ca. 5 Stunden

Das heißt, die Indizierung in dem dargestellten System ist keine Angelegenheit von mehreren Tagen! Auch die ausschließliche Indizierung des Outlook Postfachs ist nach ca. 1,5 h fertig gestellt gewesen.

Man kann die Funktion der Indizierung auch dadurch prüfen, dass man über die Indizierungsoptionen in Systemsteuerung zunächst nicht die kompletten Platten indizieren lässt, sondern selektiv einen umfangreichen Ordner. Hier zeigt sich bereits, ob die Indizierung performant durchgeführt wird, oder nicht.

Sollte die Indizierung innerhalb Outlook über mehrere Tage immer wieder behaupten, dass noch zig Tausend Elemente untersucht werden müssen, dann empfiehlt sich die oben dargestellte Vorgehensweise.

Windows 7, Office 2010 und die Indizierung

Nachdem Windows 7 und Office 2010 eine Zeit lang auf meinem Notebook liefen, musste ich nach einiger Zeit feststellen, dass die Suche in Outlook nicht mehr korrekt funktionierte. Elemente wie Adresskontakte und Mails konnten auch bei eindeutigen Namen der Kontakte und Wörtern aus dem Betreff der Mails nicht gefunden werden.  Nach mehrfacher Abfrage des Indizierungsstatus in Outlook wurde jedoch immer wieder angezeigt, dass noch nicht alle Elemente indiziert seien und deshalb das Suchergebnis nicht vollständig sein könnte. Fatal, wenn man eine Postfachdatei von mittlerweile 3 Gigabyte und neben einigen hundert Kontakte noch mehrere zehntausend Mails durchsuchen möchte. Wenn alle Elemente vollständig indiziert wurden, sollte sich das folgende Bild zeigen:

Outlook-Indizierung abgeschlossen

Auf der Suche nach der Lösung für die Probleme mit Windows Search

Verantwortlich für die Indizierung ist der Indizierungsdienst, der in der Liste der Dienste als Windows Search geführt wird:

Der Dienst Windows Search (wsearch.exe)

Über die Systemsteuerung können die sog. Indizierungsoptionen verwaltet werden. Im Idealfall präsentiert sich ein Bild wie dieses:

Indizierung abgeschlossen

Wie aus dem Bild hervorgeht werden neben den lokalen Festplatten auch der Internet Explorer Verlauf, das Startmenü und Outlook indiziert.

Die Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen – oder besser im Forenhaufen

Liegt ein Problem bei der Indizierung vor, so kann der Index in Outlook neu aufgebaut werden. Dieser Schritt half bei meinem Vaio leider nicht. Ärgerlicherweise ist es nämlich so, dass die Indizierung nur dann stattfindet, wenn man nicht intensiv am Rechner arbeitet – also dann, wenn man das Gerät sich selbst überlässt. Nachdem der Indizierungsdienst offensichtlich nicht funktionierte, und der Index trotz mehrtägigem Laufen lassen nicht aufgebaut wurde, machte ich mich auf die Suche nach einer Lösung für dieses lästige Problem.

Nachdem ich also zig Foren konsultiert hatte und dort mehr oder weniger immer dieselben falschen Antworten hinterlegt sind, bzw. immer auf die Produkte von Drittherstellern verwiesen wird, fand ich dann doch einen vielversprechenden Forumsbeitrag, der die Lösung für mein Problem darstellen könnte. Dieser Beitrag (den ich hier nicht verlinke, weil daneben einfach zu viele falsche Aussagen stehen) empfiehlt das Umsetzen eines Wertes in der Registry und das Löschen von Registry Key Einträgen sowie das Löschen eines bestimmten Verzeichnisses. In meiner Not versuchte ich diese Anleitung nachzuvollziehen, musste am Ende aber feststellen, dass ich es geschafft hatte, unter meinem Windows 7 den Indizierungsdienst komplett zu schrotten – von da an startete er nämlich gar nicht mehr.

Alles neu macht Windows 8?

Mit dem Upgrade auf Windows 8, von dem ich hier kürzlich berichtete, erhoffte ich mir eine Reparatur des Indizierungsdienstes. Tatsächlich lief nach dem Upgrade der Indizierungsdienst wieder, jedoch genau so fehlerhaft, wie vor meinem Fauxpas mit der vermeintlichen Reparatur. Da ich auf einem neuen System nicht schon wieder mit einem Fehler starten wollte, beschloss ich mich abermals in die Tiefen des Internet zu begeben, und landete schließlich wieder bei dem oben genannten Forumsbeitrag, der sogar noch von einer anderen, für mich als vertraulich eingestuften Quelle referenziert wurde.

Unter Windows 8 konnte ich die Anleitung aber nicht mehr nachvollziehen, denn Microsoft hat offensichtlich Schutzmechanismen eingebaut, die einem Lahmlegen des Indizierungsdienstes vorbeugen. Unter anderem lässt sich zum Beispiel die Eigentümerschaft für Registry Keys nicht mehr so übernehmen, wie das unter Windows 7 noch der Fall war. Damit lassen sie die Keys auch nicht mehr löschen. Ich wollte schon wieder verzweifeln, als ich eher zufällig auf den Beitrag eine Reaktion gelesen hatte, die besagte, dass u. U. sogar das Initiale Ändern des Registry Wertes ausreichen könnte. Also ließ ich die Löschaktionen in der Registry aus und versuchte so, den Index neu aufzubauen. Und siehe da: es funktionierte!

Die unterschiedlichen Status der Indizierungsoptionen

Was mich nach meinen Versuchen immer sehr irritiert hat war die folgenden Anzeige:

Die Indizierungsgeschwindigkeit wurde durch eine Benutzeraktivität reduziert

Nachdem ich ja manuell versucht hatte, die Indizierung zu „reparieren“ hatte mich diese Anzeige interpretieren lassen, dass meine vorangegangenen Aktionen diesen Status ausgelöst hätten. Diese Annahme ist grundfalsch! Es handelt sich tatsächlich um einen Status, der nur wiedergibt, in welchem Zustand der Indizierungsdienst sich im Moment gerade befindet.

Tatsächlich ist der Indizierungsdienst ein scheues Reh, denn man kann ihn kaum in seinem eigentlichen Status fotografieren, nämlich wenn er fleißig indiziert:

Die Indizierung wird durchgeführt

Sobald man ihn nämlich beobachtet, tritt der oben beschriebene Effekt einer Benutzeraktivität in Kraft und reduziert folgerichtig die Leistung des Indizierungsdienstes. Also alles ganz normal.

Hinweis von meinem Leser Johannes aus Österreich (vielen Dank an dieser Stelle): „Das scheue Reh kann man beobachten – man muss [s]ich nur 1-2 Minuten im Dickicht verstecken 😉 – also die Maus nicht bewegen und keine Taste drücken. Hilft das nichts, dann läuft ein Programm oder Dienst im Hintergrund der dies verhindert. Die Geschwindigkeit verzehnfacht sich dadurch (gefühlt – nicht gemessen).“

Falls der Dienst wsearch.exe nicht gestartet ist, meldet sich die Systemsteuerung der Indizierungsoptionen wie folgt:

Die Indizierung wird nicht ausgeführt

Beim Starten des Indizierungsdienstes wsearch.exe kommt kurzzeitig der folgende Status an die Oberfläche:

Auf Empfang des Indizierungsstatus wird gewartet

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